Panduan Tertulis iPOS 3.0 (part 2)

PEMBELIAN

Sekarang Kita lanjutkan ke Menu Pembelian. Kliklah tombol Pembelian. Di sana akan muncul beberapa menu yang berada di dalam kelompok Menu Pembelian. Yaitu :

- Pesana Beli
- Pembelian
- Item Masuk
- Retur Pembelian
- Pembayaran Hutang



Kelompok Menu Pembelian

Berikut ini keterangan untuk setiap menu tersebut :

1. Pesanan Beli

Ini adalah menu untuk membuat pesanan beli atau PO (Purchase Order). Menu ini tidak harus diisi

2. Pembelian
Menu ini untuk menginput pembelian. Menu ini harus diisi

3. Item Masuk

Menu ini untuk menginput data item masuk yang tidak melewati proses pembelian. Contoh penggunaannya adalah jika terdapat selisih jumlah stok antara kondisi riil dan jumlah pada catatan di komputer. Misalnya ada kelebihan di jumlah stok sesungguhnya. Misalnya jumlah item barang sabun Lux di komputer ada 5 buah, tetapi di persediaan sebenarnya ada 6 buah. Nah, untuk menyesuaikan lagi kondisi ini maka item sabun Lux tersebut kita masukkan ke komputer lewat menu ini.

4. Retur Pembelian

Menu ini digunakan jika kita mengembalikan (retur) barang ke suplier.

5. Pembayaran Hutang
Ini untuk menginput pembayaran hutang kita kepada suplier.

Di kelompok pembelian ini yang “wajib” diisi adalah “Pembelian”. Masuklah ke menu pembelian dengan mengklik icon pembelian sbb :

Setelah itu akan terbuka form pembelian sbb :

Untuk mulai menginput pembelian kliklah tombol “Tambah” yang ada di kiri bawah form. Kemudian isilah supplier, dan mulailah menginput item barangnya. Cara menginput barang bisa dengan beberapa cara sbb :

1. Menggunakan barcode scanner


2. Mengetikkan kode item barangnya


3. Mencari kode barang dari menu drop down pada field kode ite. Kliklah tanda panah ke bawah pada field kode item seperti ditunjukkan gambar berikut :

4. Jika tidak hafal kodenya maka gunakanlah pencarian dengan menekan tombol titik titik di sebelah kanan field, seperti diperlihatkan gambar berikut :

Setelah menekan tombol titik titik maka akan muncul windows baru sbb :

Masukkan kata kunci di field yang disediakan, kemudian tekan enter. Maka akan muncul semua item yang mengandung kata kunci tersebut. Tinggal Anda pilih item yang mana yang dimaksud kemudian klik dua kali atau klik sekali dan tekan F3 (OK).

Pada form pembelian ini ada option cara bayar tunai dan tidak tunai (kredit). Jika Anda memilih kredit maka otomatis jumlah pembelian tersebut menjadi hutang Anda yang akan dicatat oleh system.

Panduan Penggunaan iPOS3.0 (part1)

LOGIN AWAL

Pada awal Anda menjalankan program iPOS 3.0 akan muncul jendela login sebagaimana gambar di samping. Isilah User : admin, dan Pasword : admin. Kemudian klik tombol "Masuk". Itu adalah password default bawaan iPOS 3.0 Untuk selanjutnya Anda dapat mengubahnya sendiri.

MENU UTAMA

Setelah Login Anda akan dibawa kepada menu utama dengan tampilan sbb :

Yang harus Anda kerjakan di awal menggunakan iPOS 3.0 adalah menginput data di Master Data. Untuk itu kliklah menu Master Data.

Master Data

Ini berisi menu-menu yang perlu diset untuk pertama kali menggunakan iPOS 3.0. Menu-menu yang ada di Master Data adalah : - Daftar Item - Suplier - Pelanggan - Sales - User - Setting Kas - Kas Keluar Masuk Tampilan di Master data adalah sbb :

Jangan berpikir rumit dulu. Meskipun kelihatannya banyak hal yang harus diinput di menu ini namun sebenarnya yang "wajib" diisi di sini hanyalah 2 menu yaitu : - Daftar Item - Suplier Selebihnya adalah menu-menu kelengkapan fitur iPOS 3.0 yang jika Anda memerlukannya maka iPOS 3.0 akan dengan "senang hati" membantu Anda.

DAFTAR ITEM

Jika Anda klik Daftar Item, maka akan muncul jendela seperti gambar di atas. Data yang terlihat di gambar tersebut adalah contoh saja. Aslinya adalah masih kosong dan Anda harus mengisinya sesuai dengan barang-barang yang Anda miliki. Untuk menambahkan data baru maka kliklah tombol "Tambah" yang ada di kiri bawah. Maka akan muncul jendela sbb :

Isilah field-field yang ada sesuai data yang Anda punya. Anda HARUS memiliki kode yang unik untuk setiap barang. Dan perlu dimengerti di sini bahwa untuk barang yang sama tetapi dengan satuan yang berbeda maka kodenya pun harus dibedakan. Sebagai contoh misalnya Anda akan menjual Aqua dalam satuan karton dan dalam satuan botol. Maka kedua satuan tersebut harus dibuatkan kode yang berbeda. Sungguh…! Pada field Kode Bar Code, isilah dengan cara menscan bar code yang ada pada produk. Tentu saja menggunakan barcode scanner. Belum punya? Don't Worry. Gak masalah kok. Field ini tidak harus diisi. Teruskan mengisi field selanjutnya. Field "Jenis" adalah untuk mengelompokkan jenis barang yang sedang kita input. Sebagai contoh jenis adalah sbb : - Makanan - Minuman - Kosmetik - Alat Rumah Tangga - Dsb. Anda dapat menambahkan jenis dengan mengklik tombol titik-titik yang ada di sebelah kanan field tsb. Demikian juga dengan Field "Satuan", Anda dapat menambahkan kode satuan dengan mengkil titik-titik di sebelah kanannya.

Level harga Level harga ini berfungsi jika Anda akan menjual barang dengan level harga yang berbeda untuk Grup Pembeli yang berbeda. Ini berkaitan dengan Grup Pelanggan pada database pelanggan. Namun jika Anda tidak akan membedakannya maka kosongkanlah field-field Level Harga yang ada. Jumlah stok awal yang Anda miliki dan harga pokoknya dapat diinputkan saat ini di sini. Namun saran saya tinggalkan dulu field tersebut dan nantinya akan terisi saat Anda memasukkan data pembelian. Penginputan data item dapat juga dengan menekan Input Datasheet

Jika Anda klik tombol tersebut maka akan muncul windows sbb :

Selanjutnya klik tombol seperti ditunjukkan oleh tanda panah. Setelah itu datasheet sudah siap ditambah data sesuai kolom yang ada. Okey, kita tinggalkan dulu DAFTAR ITEM dan kita berlanjut untuk input data supplier. Klik tombol SUPLIER pada Master Data

Selanjutnya muncul jendela sbb:

Jika Anda sudah pernah menginput data item maka tidak akan kesulitan menginput data supplier karena caranya sama.

(Part 2 menyusul...)